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Exemples · Juridique et conformité

Suivre une réglementation qui bouge

Le Cockpit CadrIA est une méthode de réunion : l’équipe décide ensemble, puis l’IA écrit à partir de ces décisions. Ici, ce qu’un changement de réglementation implique pour l’entreprise s’écrit pendant la réunion, à partir du texte officiel ; le plus souvent, la note est terminée en deux fois.

Une réglementation change, et il arrive qu’on l’apprenne par un client ou par la presse, sans savoir encore ce qu’elle implique au quotidien.

Qui se réunit
Le dirigeant, la personne qui a repéré le changement, et le responsable du métier concerné.
Ce que la réunion produit
Une note en mots simples : ce qu’une nouvelle règle change dans l’entreprise, les actions à mener, les questions à poser à un juriste, et qui suivra les prochaines évolutions.
Ce qui reste hors de l’IA
Ce que l’entreprise ne fait pas encore comme la réglementation le demande : un tel écart peut l’exposer, et il se discute autour de la table, sans l’IA. L’IA, elle, reçoit le texte officiel et une description générale du métier, sans le nom de l’entreprise.
Qui anime
CadrIA anime la première réunion, avec sa mallette ; ensuite, CadrIA continue, ou quelqu’un de chez vous prend le relais.
Avec quelle IA
Celle que vous choisissez, ou celle que vous imposent votre groupe, un client ou votre tutelle, sur un ordinateur relié à un écran que tout le monde voit ; une seule personne y écrit. Si vous n’en avez pas encore, on vous aide à en choisir une.
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Vingt minutes au téléphone, gratuitement.

Du temps repris : le travail se fait pendant la réunion.

Le même sujet, traité de deux façons, point par point.

Le temps passé
Une réunion classiqueOn en parle en réunion, puis la note s’écrit après ; d’ici là, chacun garde sa lecture du texte.
Avec le Cockpit CadrIAL’essentiel de la note s’écrit en réunion ; la personne qui a repéré le changement la termine, et le dirigeant valide la version finale, le plus souvent lors d’une deuxième réunion.
Le but
Une réunion classiqueOn peut commenter le texte en général, sans dire ce que la note doit éclairer.
Avec le Cockpit CadrIALe dirigeant dit quelle décision la note doit l’aider à prendre.
Le lecteur
Une réunion classiqueLa note peut s’écrire pour ceux qui ont suivi le sujet, plus que pour les services qui appliqueront la règle.
Avec le Cockpit CadrIAOn décrit qui lira la note : les services touchés, qui n’ont pas lu le texte.
Les doutes
Une réunion classiqueUn doute sur la portée du texte peut attendre la diffusion de la note pour être dit.
Avec le Cockpit CadrIAChacun est invité à dire ses doutes sur la portée du texte ; les plus sérieux iront à un juriste.
Les données confidentielles
Une réunion classiqueJusqu’où parler au-dehors des pratiques à revoir peut rester à l’appréciation de chacun.
Avec le Cockpit CadrIAAvant la première question à l’IA, l’équipe fait la liste de ce qu’elle garde pour elle ; le dirigeant fait respecter cette liste.
Ce que l’IA ne sait pas
Une réunion classiqueLa lecture du texte dépend de ce que son lecteur sait des métiers de l’entreprise.
Avec le Cockpit CadrIAOn décrit à l’IA, en termes généraux, le métier et les activités touchées par le texte.
La demande faite à l’IA
Une réunion classiqueCelui qui rédige la note choisit seul ce qu’il retient du texte.
Avec le Cockpit CadrIALa demande se dit ensemble : ce qui change, pour qui, dès quand ; la personne qui a repéré le changement la tape.
La demande, relue avant l’envoi à l’IA
Une réunion classiqueUn service concerné, oublié au départ, peut se manifester quand la note circule déjà.
Avec le Cockpit CadrIALa demande est relue pour repérer un service concerné qui n’y figure pas encore.
Le texte, relu à l’écran
Une réunion classiqueLa note circule pour relecture, et les corrections se contredisent parfois.
Avec le Cockpit CadrIALa note se lit ensemble sur l’écran de la salle, et l’IA reprend les passages que le responsable du métier trouve obscurs.
Les faits à vérifier
Une réunion classiqueUne date d’entrée en vigueur lue dans la presse peut entrer telle quelle dans la note.
Avec le Cockpit CadrIAUne date ou un article, venu de la presse, de l’équipe ou de l’IA, se relit dans le texte officiel avant de rester.
Qui fait quoi ensuite
Une réunion classiqueLes actions peuvent rester à répartir, sans qu’on sache encore qui suivra la suite du texte.
Avec le Cockpit CadrIAChacun repart avec ce qu’il doit modifier et sa date, et l’on sait qui guettera les prochains changements.
Les décisions, écrites
Une réunion classiqueAu changement suivant, on peut ne plus retrouver comment le texte avait été compris.
Avec le Cockpit CadrIAL’équipe note, pendant la discussion, comment elle comprend le texte, et pourquoi.

Autour de la table, chacun a son rôle.

Le dirigeant
Il décide des actions et de leur ordre.
La personne qui a repéré le changement
Elle met le texte officiel sur la table, et c’est elle qui écrit à l’IA.
Le responsable du métier concerné
Il dit comment son service travaille aujourd’hui, et ce qu’il faudrait y changer.

Sur les questions de droit, ce que la réunion produit n’est ni un audit, ni une mise en conformité, ni un conseil juridique : le dernier mot revient à une personne compétente, chez vous ou à l’extérieur (juriste, délégué à la protection des données, responsable sécurité).

Le Cockpit CadrIA, en images.

La mallette guide la réunion étape par étape, et donne à chacun son rôle.

Ce que vous confiez à l’IA est traité par la société qui la fournit, selon les conditions de votre contrat avec elle : c’est pourquoi chaque exemple dit ce qui reste hors de l’IA. En option, une version en ligne, sur abonnement, garde la trace de ce qui a été décidé d’une réunion à l’autre ; la méthode fonctionne sans elle.

Tout savoir sur le Cockpit CadrIA
Un autre exemple : la procédure des réclamations clients, traitée de deux façons, réunion après réunion comme d’habitude, ou écrite avec l’IA puis validée par l’équipe. Vidéo sous-titrée.

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Et sur votre vrai sujet ?

Le sujet qui vous coince aujourd’hui peut se traiter de la même façon, avec votre équipe.

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Cet exemple est écrit par CadrIA pour montrer la méthode, à partir d’un type de tâche repéré par France Num, famille « Opérations : IT, RH, juridique, dans les douze cas d’usage tirés du livre blanc Bpifrance Conseil et Siparex » (voir la source). Aucune entreprise n’y est citée.