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Exemples · Ressources humaines

Les trente premiers jours d’un nouvel arrivant

Le Cockpit CadrIA est une méthode de réunion : l’équipe décide ensemble, puis l’IA écrit à partir de ces décisions. Ici, le parcours d’accueil s’écrit pendant la réunion, avec ceux qui accompagneront le nouveau venu, et il se termine le plus souvent en deux fois, bien avant son arrivée.

Un nouveau salarié arrive bientôt. Sans repères, il peut passer ses premières semaines à chercher comment on travaille ici.

Qui se réunit
Le responsable de l’équipe, le salarié qui servira de parrain, et le dernier arrivé dans l’équipe.
Ce que la réunion produit
Le parcours des premières semaines du nouveau salarié, avec qui l’accompagne et à quel moment, et le mot de bienvenue qu’il recevra avant de venir.
Ce qui reste hors de l’IA
Le nom du nouveau salarié et sa situation personnelle : ce sont des informations sur une personne, et le parcours n’en a pas besoin. Dans l’IA, il figure comme « [PRÉNOM] », et ceux qui l’accompagnent par leur fonction ; le parrain met le vrai prénom avant d’envoyer le mot de bienvenue. Ses identifiants et codes d’accès restent eux aussi hors du parcours.
Qui anime
CadrIA anime la première réunion, avec sa mallette ; ensuite, CadrIA continue, ou quelqu’un de chez vous prend le relais.
Avec quelle IA
Celle que vous choisissez, ou celle que vous imposent votre groupe, un client ou votre tutelle, sur un ordinateur relié à un écran que tout le monde voit ; une seule personne y écrit. Si vous n’en avez pas encore, on vous aide à en choisir une.
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Vingt minutes au téléphone, gratuitement.

Du temps repris : le travail se fait pendant la réunion.

Le même sujet, traité de deux façons, point par point.

Le temps passé
Une réunion classiqueChacun préparerait sa part de l’accueil de son côté, et le programme se calerait au dernier moment.
Avec le Cockpit CadrIAL’essentiel du parcours s’écrit en réunion. Le parrain le termine, et le responsable de l’équipe valide la version finale, le plus souvent lors d’une deuxième réunion.
Le but
Une réunion classiqueL’accueil viserait à « bien intégrer », sans dire ce que cela veut dire concrètement.
Avec le Cockpit CadrIALe responsable de l’équipe dit en une phrase où le nouveau venu devra en être après ses premières semaines.
Le lecteur
Une réunion classiqueLe programme dirait surtout ce que fait l’équipe, moins ce que vivra celui qui arrive.
Avec le Cockpit CadrIALe parcours se pense pour celui qui arrive, et pour ce qu’il découvrira ici, d’une semaine à l’autre.
Les doutes
Une réunion classiqueUn doute sur les disponibilités de chacun pourrait ne se dire qu’après l’arrivée du nouveau venu.
Avec le Cockpit CadrIAChacun est invité à dire ses doutes sur ses propres disponibilités, quand le calendrier bouge encore facilement.
Les données confidentielles
Une réunion classiqueCe qu’on peut dire du nouveau venu hors de l’entreprise, chacun en jugerait pour lui-même.
Avec le Cockpit CadrIALa liste de ce qui reste hors de l’IA se fait ensemble, accès compris ; le responsable de l’équipe y veille.
Ce que l’IA ne sait pas
Une réunion classiqueLes usages de l’équipe, ceux qu’on ne pense plus à expliquer, n’entreraient au programme que si quelqu’un y pense.
Avec le Cockpit CadrIAOn décrit à l’IA les usages de la maison : horaires, lieux, à quelle fonction demander quoi.
La demande faite à l’IA
Une réunion classiqueLe programme s’écrirait à partir des notes de la personne qui organise l’accueil.
Avec le Cockpit CadrIALa demande se dit ensemble : ce que chacun montrera au nouveau venu, et à quel moment ; le parrain la tape.
La demande, relue avant l’envoi à l’IA
Une réunion classiqueUn rendez-vous oublié, avec un service voisin par exemple, se découvrirait le jour de l’arrivée.
Avec le Cockpit CadrIARelue ensemble avant l’envoi, la demande peut faire voir le rendez-vous qui manquait, avec un service voisin par exemple.
Le texte, relu à l’écran
Une réunion classiqueLe programme circulerait par mail ; chacun vérifierait son créneau, plus rarement l’ensemble.
Avec le Cockpit CadrIALe parcours s’affiche sur l’écran ; on le suit comme le vivra le nouveau venu, et l’IA ajuste.
Les faits à vérifier
Une réunion classiqueUne date de formation ou un horaire cités de mémoire pourraient se révéler faux le jour venu.
Avec le Cockpit CadrIAUne date ou un horaire, cités par l’équipe ou par l’IA, se vérifient dans l’agenda ; le parrain s’en charge.
Qui fait quoi ensuite
Une réunion classiqueQui accueille le nouveau venu, et quel jour, pourrait se décider le matin même.
Avec le Cockpit CadrIAChacun repart avec ses rendez-vous datés, et le parrain sait quand envoyer le mot de bienvenue.
Les décisions, écrites
Une réunion classiquePour le prochain arrivé, l’accueil pourrait être réorganisé sans qu’on sache ce qui l’avait guidé.
Avec le Cockpit CadrIAL’ordre des étapes et ses raisons sont notés pendant la réunion, pour le prochain arrivé.

Autour de la table, chacun a son rôle.

Le responsable de l’équipe
Il tranche l’ordre des étapes quand l’équipe hésite.
Le salarié qui servira de parrain
Il accompagnera le nouveau venu au quotidien, et c’est lui qui écrit à l’IA.
Le dernier arrivé dans l’équipe
Il raconte ses propres premières semaines ici.

Le Cockpit CadrIA, en images.

La mallette guide la réunion étape par étape, et donne à chacun son rôle.

Ce que vous confiez à l’IA est traité par la société qui la fournit, selon les conditions de votre contrat avec elle : c’est pourquoi chaque exemple dit ce qui reste hors de l’IA. En option, une version en ligne, sur abonnement, garde la trace de ce qui a été décidé d’une réunion à l’autre ; la méthode fonctionne sans elle.

Tout savoir sur le Cockpit CadrIA
Un autre exemple : la procédure des réclamations clients, traitée de deux façons, réunion après réunion comme d’habitude, ou écrite avec l’IA puis validée par l’équipe. Vidéo sous-titrée.

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Cet exemple est écrit par CadrIA pour montrer la méthode, à partir d’un type de tâche repéré par France Num, famille « Sécuriser ses opérations et capitaliser son savoir-faire » (voir la source). Aucune entreprise n’y est citée.